Som lille virksomhed tager man tit ikke IT strategi seriøst, eller ser det som en vigtighed. Men er det nu klogt?
Jeg har tit en debat med en virksomhed omkring IT -politikker. Som lille virksomhed anser man ikke dem værende relevante i dagligdagen. Man synes ikke man benytter it-systemer så meget og at udarbejde deciderede politikker anses som værende overkill.
IT Politikker og strategier omkring IT er jo mange ting. Og hvis jeg samtidig kigger lidt på min hverdag, hvor jeg arbejder med supportering af denne type virksomheder, så tegner der sig et klart billede af hvad det vil sige når der ikke er IT politikker eller strategier omkring hvad og hvordan. Og det jeg ikke kan lade være med at tænke er, hvis man nu lige kiggede på det alligevel så ville virksomheden spare penge og nogle gange ubehagelige overraskelser.
IT Strategi og politikker er vigtige ”Uanset” størrelsen af virksomheden. Det sparer penge og det giver overblik, og ikke mindst sikkerhed.
Og tingen behøver ikke være så komplicerede. Det kan sagtens være simpelt, vigtigheden er blot at man forholder sig til dem. Her lige et par forslag, lidt simplificeret.
Hardware.
Skift dit hardware ud. At køre på udstyr i nutiden der er 6 år og fremefter i alder betyder ikke at du sparer penge. Investeringen i tidssvarende hardware er i dag så billig at omkostningen med det bøvl og fejl som kommer i løbet af årene, er så meget stører. Det kan ikke betale sig at køre på gammelt udateret udstyr. Skift det hver 3 eller 4 år.
Software.
Det er et område helt for sig selv, Det er svært og lægge en generelt strategi her da det er individuelt for virksomhed til virksomhed. Men vigtigst af alt sørg for at hold det opdateret. Og lær nu outlook og kende. Det er virksomhedens kommunikations værktøj og det er efterhånden lidt svært at yde support til folk som ikke engang ved der er noget der hedder en spamfolder. Jeres Email program er jeres kommunikations værktøj på samme måde som telefonen i dag. Lær det nu at kende. (Blot et personligt råd) da mange virksomheder betaler support kr. for medarbejdere der ikke kender Outlook. Det er penge ud af vinduet.
Sikkerhed.
Du kan dele sikkerhed op i 3 simplificerede kategorier som under alle omstændigheder er rigtig vigtige.
- Data Tab.
- Du skal beskytte dine data mod tab. Det koster tit mange penge hvis virksomheden mister værdifulde data. Derfor ha styr på dine backups og jeg mener ha styr på dem.
- Backup af dine data er dit ansvar og dit ansvar alene som indehaver af virksomheden. Du finder Aldrig nogen der vil tage det ansvar for dig, og lad mig slå fast engang for alle din IT-leverandør har ikke dette ansvar. Han supporter dig blot.
- At du kører online er ikke automatisk en backup af dine systemer. Din leverandør har ikke ansvar for dine data hvis du mister dem på dine online løsninger. Både office365 samt google har indbyggede backupløsninger for din mail og dine filer, du skal blot lige huske at købe dem og sætte dem op ellers er de ikke beskyttede. Så vær meget opmærksom på det.
- Tilgang til systemer.
- Skab en så fleksibel løsning som muligt. Tilgang til dine systemer er afgørende for du kan bruge dem så dermed rigtig vigtig. Læg en plan for hvad du gør hvis du eks. Ikke har internet.
- Tag stilling til hvordan du kan fungere uden dine systemer, eller hvor hurtig du kan få dem i luften igen hvis de skulle fejle.
- Vær opmærksom på hvilke systemer du vælger hvem er leverandøren og hvad er sikkerhed for fortsat leverance. Der er i dag udviklet rigtig mange systemer, men du skal være sikker på at i det øjeblik du putter nogen af virksomhedens elementære data i ”skyen” så har du en vis sikkerhed for at den pågældende leverandør også lever i morgen. For gør han ikke så gør dit system heller ikke. Ligeledes at det er en professionel leverandør der ved hvad han laver også når det kommer til sikring af dine data.
- Beskyttelse af dig og dine systemer.
- Antivirus. Er det vigtig ”JA” det er vigtigere nu end nogensinde før. Antallet af hacker angreb og virusser er eksploderet over de sidste åringer.
- Firewall. En firewall er ikke en 200 Kr.s en fra Bilka til din virksomhed du skal have en aktiv firewall der bliver opdateret løbende for at sikre dig bedst mulig. Og du finder sagtens en god en i omegnen en 3000 tusinde kr. Og sørg for at have opdateringsservice på den.
- Benyttelse af systemer. Læg en fast politik for hvad du acceptere at man surfer på og hvad ikke. Det er dit ansvar hvor dine medarbejdere bevæger sig henne på nettet på dit udstyr og linjer.
- Lav mail politikker på hvilke mails åbnes og hvilke ikke.
Jeg vil egentlig sige at det budskab jeg forsøger at komme med i den her artikel, kombineret med lidt råd og vejledning er. Det er din virksomhed, dit ansvar, dine beslutninger samt din planlægning der er afgørende for om IT er en hjælp og et innovativt værktøj for din virksomhed, eller blot et irriterende omkostnings tungt system du skal have, for at have styr på dine informationer.
Og vigtigst af alt. IT kan være med til at gøre rigtig mange forretningsprocesser nemme, samt skabe vækst for din virksomhed hvis du vælger at have fokus på en innovativ tankegang omkring, hvad du kan bruge dit IT til, fremfor service og support fordi du ikke har styr på dine politikker og strategier.
Og vigtigst af alt skriv alle de beslutninger ned, følg dem og følg op på dem jævnligt, OG KOMUNIKERE DEM UD I VIRKSOMHEDEN” 😊 så alle ved hvordan og hvilke politikker virksomheden har.
-Micael Torp-